# Dokumentenmetadaten

Source: https://www.talentkiwi.tech/docs/setup/document-metadata

> Metadaten in generierten DOCX- und PDF-Dateien konfigurieren.



Dokumentenmetadaten helfen Ihrer Organisation, Dateien zu identifizieren, die von talentkiwi generiert wurden. Externe Tools können diese Werte verwenden, um Dokumente nach den Regeln Ihrer Organisation zu erkennen, zu suchen, zu sortieren oder zu verarbeiten.

talentkiwi schreibt die konfigurierten Metadaten in die finale exportierte Datei.

> Nur Organisationsadministratoren können Dokumentenmetadaten verwalten.

## Dokumenteinstellungen aufrufen [#dokumenteinstellungen-aufrufen]

Öffnen Sie **Organisation > Dokumenteinstellungen**.

Die Einstellungen sind unterteilt in:

* **Organisationsstandards**: Metadaten, die organisationsweit angewendet werden.
* **Dokumentüberschreibungen**: Abweichende Metadatenregeln für einzelne Dokumentenvorlagen.

Änderungen werden automatisch gespeichert. Der Status neben den Tabs zeigt an, ob Änderungen gespeichert werden, gespeichert sind, ungültig sind oder nicht gespeichert werden konnten.

## Organisationsstandards [#organisationsstandards]

DOCX- und PDF-Metadaten können unabhängig voneinander aktiviert und konfiguriert werden.

Zum Beispiel kann Ihre Organisation:

* `TalentKiwi` als Autor jeder DOCX-Datei eintragen.
* `TalentKiwi` als Creator und Producer jeder PDF-Datei eintragen.
* Stichwörter hinzufügen, die von den Dokumentregeln Ihrer Organisation verwendet werden.
* Metadaten für PDF aktivieren und DOCX-Metadaten deaktiviert lassen.

Stimmen Sie die genauen Werte mit Ihrem IT- oder Compliance-Team ab, damit sie den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen.

## Dokumentüberschreibungen [#dokumentüberschreibungen]

Verwenden Sie Dokumentüberschreibungen, wenn eine bestimmte Vorlage abweichende Metadaten benötigt.

1. Öffnen Sie **Dokumentüberschreibungen**.
2. Wählen Sie eine Dokumentenvorlage aus.
3. Konfigurieren Sie DOCX und PDF unabhängig voneinander.
4. Wählen Sie, wie sich jede Eigenschaft verhalten soll:
   * **Übernehmen**: Den Organisationsstandard verwenden.
   * **Überschreiben**: Für diese Vorlage einen anderen Wert verwenden.
   * **Leeren**: Den geerbten Wert entfernen.
5. Verwenden Sie **Überschreibung entfernen**, um für die ausgewählte Vorlage alle Organisationsstandards wiederherzustellen.

Der Formatstatus unterstützt außerdem **Übernehmen**, **Aktiviert** und **Deaktiviert**.

## Unterstützte DOCX-Eigenschaften [#unterstützte-docx-eigenschaften]

| Eigenschaft          | Beschreibung                                              |
| -------------------- | --------------------------------------------------------- |
| Titel                | Dokumenttitel                                             |
| Betreff              | Dokumentbetreff                                           |
| Autor                | Dokumentautor                                             |
| Zuletzt geändert von | Name, der als letzte bearbeitende Person gespeichert wird |
| Stichwörter          | Stichwörter für Suche, Sortierung oder Klassifizierung    |
| Kategorie            | Dokumentkategorie                                         |
| Kommentare           | Zusätzliche Dokumentinformationen                         |

## Unterstützte PDF-Eigenschaften [#unterstützte-pdf-eigenschaften]

| Eigenschaft | Beschreibung                                               |
| ----------- | ---------------------------------------------------------- |
| Titel       | Dokumenttitel                                              |
| Betreff     | Dokumentbetreff                                            |
| Autor       | Dokumentautor                                              |
| Creator     | Anwendung oder Organisation, die den Inhalt erstellt hat   |
| Producer    | Anwendung oder Organisation, die die PDF-Datei erzeugt hat |
| Stichwörter | Stichwörter für Suche, Sortierung oder Klassifizierung     |

## Beispielkonfiguration für Metadaten [#beispielkonfiguration-für-metadaten]

Eine häufige Konfiguration zur Identifizierung von talentkiwi-Dokumenten ist:

* **DOCX-Autor**: `TalentKiwi`
* **DOCX zuletzt geändert von**: `TalentKiwi`
* **PDF Creator**: `TalentKiwi`
* **PDF Producer**: `TalentKiwi`
* **Stichwörter**: `TalentKiwi`

Ihr IT-Team kann externe Tools anschließend so konfigurieren, dass sie einen oder mehrere dieser Werte erkennen.